Wdrożenie systemu obiegu dokumentów

Branża – Sieć Apteczna

Siedziba – Warszawa

Rozwiązanie – System Digitalizacji Dokumentów System OCR i Obieg dokumentów

Opis wdrożenia:

Dla klienta z branży Aptecznej wykonaliśmy wdrożenie systemu SALDEO SMART z dedykowanym Obiegiem Dokumentów.

Nasze rozwiązanie pozwoliło na kompleksową obsługę procesu obsługi dokumentów kosztowych oraz procesu zamówień

Wyzwania:

Dotychczasowa obsługa procesu opierała się na dokumentach papierowych. Ze względy na rozproszoną strukturę organizacji dokumenty były wysyłane pocztą w formie papierowej do centrali. Podczas obsługi dokumenty ginęły zarówno w transporcie jak i w samym biurze u klienta. Wysyłanie 1 x w miesiącu powodowało spiętrzenie pracy w dziale księgowym i generowało ryzyko związane z poprawnością deklaracji.

Cel wdrożenia:

Głównym celem było przejście na pracę z dokumentacją w formie cyfrowej oraz równomierne rozłożenie obciążenie działu księgowości w okresie miesięcznym. Automatyzacja obiegu dokumentów powinna w swoim założeniu uprościć przepływ informacji krążących po firmie. Odpowiednio wdrożone procesy pozwalają zaoszczędzić czas, przypisać koszty do właściwego projektu i miejsca w organizacji, ocenić potencjał przepływu pieniędzy (tzw. cashflow), ale też monitorować procesy przepływu informacji.

Celem dodatkowym było ustrukturyzowanie procesu obiegu i akceptacji kosztów.

Rozwiązanie:

System Digitalizacji Dokumentów z wykorzystaniem skanerów i urządzeń mobilnych będących w dyspozycji klienta

System OCR i Obieg dokumentów oparty o SYSTEM SALDEOSMART